FOLDER IT
Het meest gebruiksvriendelijke documentbeheersysteem!
Toegangscontrole & Office 365 / DocuSign integraties
Deel documenten, mappen, secties of zelfs het hele account met verschillende permissies (Previewer, Viewer, Editor, Upload-only) naar wie je maar wilt. Maak groepen van medewerkers om te delen met veel mensen tegelijk! Werk samen in Office 365-apps en stuur documenten naar e-ondertekeningsworkflows.
Krachtig zoeken met meertalige OCR
Een krachtige live-zoekfunctie is ingebouwd in onze cloud document management software, zodat u documenten niet alleen kunt doorzoeken op bestandsnaam en metadata, zoals trefwoorden, maar ook op de inhoud van de bestanden dankzij Optical Character Recognition (OCR) technologie. PDF’s, Docx-bestanden of zelfs screenshots en scans van documenten zijn nu grondig doorzoekbaar!
Goedkeuringsworkflow en geautomatiseerde bewaring
Moet een factuur, vakantieaanvraag of een ander document door één of meerdere personen worden goedgekeurd voor de volgende stap? Geen probleem! Nodig mensen uit om het document goed te keuren en hun opmerkingen toe te voegen. In vaste volgorde of allemaal tegelijk. Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om goedkeuringen te krijgen en te volgen!
U kunt ook een optionele bewaarperiode instellen voor alle mappen en bestanden — in dagen, weken, maanden of jaren!
Document Numbering, Notifications & Audit Trails
Maak gebruik van automatische documentnummering op basis van de schema’s die u definieert. Stel automatische meldingen in voor wijzigingen in documenten of mappen en ontvang deze zo vaak als u wilt. Terwijl audit proeflogs elke actie van elke gebruiker voor verantwoording.
Aangepaste metadata en bestandskoppeling
Voeg tags, notities, datum en vervaldatum toe om uw documenten te helpen organiseren. U kunt gemakkelijk uw eigen metadata velden toevoegen van verschillende types zoals lijsten, checkboxes en nog veel meer! U kunt ook bestanden koppelen om relaties te creëren tussen documenten in verschillende mapstructuren. Metadata sjablonen kunnen ook op mapniveau worden gedefinieerd.
Bestandsversies
U kunt een nieuwe versie van een document uploaden en de bestaande metadata en alle eerdere versies van het bestand behouden — deze zijn altijd gemakkelijk te herstellen met slechts één klik! Met een document check-in/check-out-functie kunt u een document voor anderen vergrendelen terwijl u het op uw computer bewerkt. En elke versie van een document kan onafhankelijk worden goedgekeurd.
Reminders
Wanneer u een notificatie nodig heeft op een bepaalde datum en tijd, stelt u gewoon een herinnering in! U kunt zoveel herinneringen toevoegen als u wilt en voor elke herinnering een ander e-mailadres kiezen.
Inbox
Een speciaal e-mailadres. Stuur gewoon een e-mail naar dat adres en het bijgevoegde bestand komt in uw Folderit-inbox terecht met de informatie over afzender, onderwerp en inhoud intact. Het kan niet eenvoudiger, en het is perfect om documenten onderweg op te slaan of om ze vanaf een scanner naar uw DMS te sturen.
Ondersteunde dochterondernemingen
Hoewel u een onbeperkte hiërarchie kunt maken onder uw primaire accountrol, kunt u aparte ruimtes toevoegen voor uw filiaalbedrijven! U kunt er dus één hebben voor elk van uw bedrijven of zijn divisies. De teams en gegevens worden apart gehouden, tenzij u iemand toegang wilt geven tot meerdere van uw bedrijven.
Mobielvriendelijk DMS
Uw documenten in het Folderit online documentbeheersysteem zijn toegankelijk vanaf elke pc, Mac, tablet of smartphone met een internetverbinding. Over de hele wereld.
Lokale back-up
Uw documenten worden opgeslagen in een veilige cloud en zijn volkomen veilig, maar als u wilt, kunt u eenvoudig de hele account of afzonderlijke bestanden/mappen downloaden naar uw harde schijf zo vaak als u wilt voor uw lokale back-up.
Veilig & Zeker
Van al uw gegevens wordt een drievoudige back-up gemaakt en ze worden op bankniveau gecodeerd in het Folderit-cloudsysteem voor documentbeheer, waar ze veilig worden opgeslagen en via een beveiligde SSL-laag worden overgedragen. U kunt ook het wachtwoordbeleid voor uw teamleden aanpassen, zodat ze alleen extra lange wachtwoorden kunnen kiezen en hun wachtwoord zo vaak als u wilt moeten wijzigen.
Interesse?
Vraag hier je demo aan & ga aan de slag!
